Comment envoyer une promesse d'embauche à un nouvel arrivant ?
Avant toute chose, il va être nécessaire de créer la nouvelle fiche utilisateur de la personne.
et cliquez sur Ajouter pour créer la fiche.
Sur le dernier onglet “Modules” cochez Suivi RH puis terminez.
La fiche de ce nouvel utilisateur est créée et 2 alternatives vont vous être proposées :
1. Faire signer la promesse d'embauche
2. Lancer le Onboarding
Si une promesse d'embauche a déjà été signée par un autre canal, vous pourrez ici lancer directement l'Onboarding.
Complétez les informations de la fiche utilisateur relatives aux variables utilisées dans le générateur de document (exemple : coordonnées personnelles du nouvel utilisateur, poste occupé, date de début) afin de permettre le remplissage des variables dynamiques.
Pour envoyer une promesse d'embauche avec signature électronique, je clique sur le bouton dédié Faire signer la promesse d'embauche .
Une fenêtre s'affiche sur la droite :
L'onglet “Choix du modèle” reprend la promesse d'embauche paramétrée comme modèle et complète les champs de variables dynamiques avec les éléments de l'utilisateur,
et il convient de renseigner l'email personnel du nouvel arrivant pour que l'envoi puisse s'effectuer.
Dans l'écran suivant, onglet “Options d'envoi”, 2 possibilités sont proposées pour la signature :
Soit coche à OUI pour signer en tant que représentant de la société :
Soit coche à NON si vous n'avez pas la délégation de la signature, et possibilité de renseigner le nom d'un utilisateur habilité à signer en tant que représentant de la société :
Après avoir cliqué sur Envoyer, confirmation en bas à droite de l'écran du succès de l'envoi :
Vous avez la possibilité de suivre l'évolution du statut de la signature dans l'écran de Gestion des signatures
Par le biais du bouton “Filtrer” renseignez le nom du nouvel arrivant + cochez tous les statuts afin de visualiser l'état d'avancement :
Une fois le document signé électroniquement par le nouvel arrivant, le statut s'actualise et vous pouvez signer à votre tour.
Une fois finalisée et signée par toutes les parties, la promesse d'embauche sera directement stockée dans la rubrique dédiée de la fiche utilisateur, conformément au champ de destination paramétré.
Vous pouvez ensuite enclencher l'Onboarding.
le nouvel embauché recevra un 2nd mail (le lien du document à signer figurant sur 1er mail adressé sera expiré)
et dans le suivi de la gestion des signatures, le 1er envoi affichera un statut “Signature refusée” :
