Flux standard pour les données utilisateurs issues d'un fichier au format csv
Profil concerné : Administrateur
L’objectif du connecteur « utilisateurs » est d’automatiser la gestion des entrées et des sorties des utilisateurs dans l’application oHRis à partir d’un système d’information source, afin de réduire, voire supprimer, les actions de paramétrage nécessaires lors de la création d’un nouvel utilisateur.
L’objectif du connecteur « utilisateurs » est d’automatiser la gestion des entrées et des sorties des utilisateurs dans l’application oHRis à partir d’un système d’information source, afin de réduire, voire supprimer, les actions de paramétrage nécessaires lors de la création d’un nouvel utilisateur.
Format et contenu des données :
- Les données sont transmises sous forme de fichiers plats au format .CSV.
- Chaque fichier contient les entités « utilisateur » ainsi que leurs attributs, organisés de manière structurée.
- Une entité correspond à une seule ligne dans le fichier.
- Les utilisateurs ne devant pas accéder à oHRis sont filtrés en amont par le client.
- L’ordre des colonnes doit impérativement respecter celui défini dans ce document.
- La première ligne (en-tête) est ignorée et sert uniquement à titre informatif.
Règles de formatage :
- Le séparateur de colonnes est le point-virgule (;).
- Les décimales peuvent être séparées par un point (.) ou une virgule (,).
- Le nom du fichier doit respecter le format suivant : flux_utilisateurs_AAAAMMJJ.csv (où AAAAMMJJ correspond à la date de validité des données exposées).
Traitement du fichier :
- Une recherche de fichier est effectuée à l’heure définie dans le paramétrage du connecteur, du lundi au vendredi (exécution possible le week-end, voir onglet « Options avancées »).
- En absence de fichier, le connecteur passe en échec et un message d’erreur précise le fichier manquant.
- Lorsqu’un fichier est détecté :
- Il est traité par oHRis,
- Puis archivé sur l’espace d’échange pendant 32 jours.
- Si plusieurs fichiers sont présents, le plus récent est traité.
Organisation des répertoires SFTP :
Il est recommandé de structurer l’espace SFTP avec les répertoires suivants :
- depot/prod/ : dépôt des fichiers pour l’environnement de production
- depot/test/ : dépôt des fichiers pour les environnements de recette
- archives/prod/ : archivage des fichiers en production
- archives/test/ : archivage des fichiers en environnement de recette
Bien que les traitements des fichiers CSV et XML soient tous deux pris en charge, nous recommandons l’utilisation du format XML.
Le format XML offre une meilleure structuration des données, permet de gérer des cas plus complexes et facilite les évolutions futures.
Le format XML offre une meilleure structuration des données, permet de gérer des cas plus complexes et facilite les évolutions futures.
Rendez-vous sur l'écran : Paramétrage > Général > Connexions externes > Connecteurs
Cliquez sur le bouton Ajouter pour paramétrer le connecteur.
Choisissez “Standard”, et l'écran de paramétrage s'affiche :
- Serveur : Indiquer le serveur sur lequel se trouve le fichier à traiter.
- Chemin du fichier : Préciser l’emplacement du fichier à traiter.
- Identifiant : Saisir votre identifiant de connexion au serveur SFTP (faire une demande via le portail d’assistance afin que l’équipe oHRis vous fournisse les accès).
- Mot de passe : Saisir le mot de passe associé à votre compte SFTP.
- Données à importer : Choisir « Utilisateurs ».
- Heure d'exécution : Indiquer l’heure à laquelle le traitement du fichier doit être lancé.
- Mettre à jour les dates de début de contrat uniquement pour les utilisateurs inactifs : Si “Non” alors les dates de début de contrat sont mises à jour afin de prendre en compte les renouvellements de contrat. Attention, à réception de cette nouvelle date, les compteurs de congés sont mis à jour et proratisés en conséquence. Si “Oui” alors les nouvelles dates de début de contrat ne sont pas mises à jour sur oHRis afin de conserver l’historique des droits.Cependant, si l’utilisateur passe à l’état inactif et qu’il revient dans la structure, la nouvelle date de contrat est prise compte.
- Exclure les groupes : La donnée groupe des utilisateurs appartenant aux groupes sélectionnés ne sera pas mise à jour. Cela permet la gestion des groupes non exposés par le SI source.
- Désactivation les services vides : Désactive tous les services vides (aucun utilisateur actif ou tous les sous-services sont inactifs) et réactive les services désactivés ayant au moins un utilisateur actif.
- Suppression des services vides : Supprime tous les services n'ayant aucun utilisateur affecté.
- Exécution le week-end : Si “Oui”, le connecteur s'exécutera le samedi et le dimanche.
- Identification du responsable : Le responsable peut être identifié soit par son identifiant, soit par son matricule.
- Cycles de travail par défaut : PPermet de définir les cycles de travail par défaut selon la quotité exposée par le SI source.
- Enregistrer les logs en base de données : Cocher “Oui”.
- Conservation des logs (en mois) : Renseigner une valeur de conservation.
- Pseudonymisation : Cocher “Oui”.
- Activer les envois d'emails lorsque le connecteur est en statut “Echec” : Si “Oui”, renseigner les utilisateurs destinataires du mail.
- Activer les envois d'emails lorsque le connecteur génère un rapport d'erreur : Si “Oui”, renseigner les utilisateurs destinataires du mail.
Une fois le connecteur paramétré, vous pouvez télécharger le fichier Template :
- Requis : Donnée obligatoire
- Optionnel : Donnée non obligatoire
| Attribut | Format | Obligatoire | Description | Règle à la création | Règle à la mise à jour |
|---|---|---|---|---|---|
| matricule | varchar (255) | Oui | Clé pour la création/mise à jour/désactivation d'un utilisateur | Un utilisateur est créé si et seulement si son matricule est inexistant dans oHRis | Modification du matricule = création d'une nouvelle fiche |
| nom | varchar (255) | Oui | Nom de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| prenom | varchar (255) | Oui | Prénom de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| dateNaissance | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Date de naissance de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| genre | enum ('M','F') | Oui | Genre de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| login | varchar (180) | Oui | Identifiant permettant de se connecter sur oHRis (donnée unique) | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| adresseMail | varchar (255) | Non | Donnée unique permettant la réception des notifications et rappels | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| typeContrat | varchar (255) | Oui | Permet la mise en place des règles de restriction d'accès aux absences et des règles d'option pour la gestion du CET | Seuls les types de contrat créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| groupe | varchar (255) | Oui | Permet la mise en place des règles de restriction d'accès aux absences et des règles d'option pour la gestion du CET | Seuls les groupes créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis. Certains groupes peuvent être exclus de cette règle (cf : Onglet “Options avancées”) |
| societe | varchar (255) | Oui | Libellé court de la société d'appartenance de l'utilisateur | Seules les sociétés créées manuellement sur oHRis sont acceptées | Pas de mise à jour possible. Lorsqu'un matricule est identifié dans une nouvelle société, une nouvelle fiche est créée |
| services>service>libellelong | varchar (255) | Oui | Libellé long du service d'appartenance de l'utilisateur | Si un service n'existe pas dans oHRis, alors celui-ci est crée. L'arborescence est créée dans oHRis par le flux | Si un changement de service est identifié, alors l'utilisateur est affecté au nouveau service |
| services>service>code | varchar (255) | Oui | Libellé court du service d'appartenance de l'utilisateur | Si un nouveau code est exposé, un nouveau service est créé. | |
| planningSecondaire | Codes structures séparés par des pipes | Non | Permet de donner accès à des plannings supplémentaires (en dehors du service d'appartenance de l'utilisateur) | Lors d'un changement de service d'un utilisateur, la liste des accès au planning est nettoyée | |
| dateDebutContrat | date (AAAA-MM-JJ) | Oui | Date permettant d'activer l'utilisateur, de borner le dépôt des absences et de calculer ses droits à congés | Intégration de la date de début de contrat | 2 options existantes : Soit il y a mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis soit aucune mise à jour afin de ne pas prendre en compte les renouvellements de contrats sur oHRis (cf : Onglet “Options avancées”) |
| dateFinContrat | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Permet de borner le dépôt des absences, de désactiver le compte de l'utilisateur, d'afficher les périodes hors contrat dans les plannings collectifs, et de borner le calcul des droits à congés | Intégration de la date de fin de contrat | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| responsable | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du responsable de l'utilisateur | Création du lien hiérarchique | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| valideurAbsence | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du ou des valideurs absences (séparés par des pipes).Si la donnée est inexistante, alors le responsable est étendu au valideur | Création du lien de validation | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| quotite | varchar (255) | Non | Quotité de l'utilisateur (de 10 à 100%) | Lorsqu'un utilisateur est créé, le flux affecte le cycle par défaut correspondant à la quotité exposée | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis, aucune suppression |
| dateAffectation | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Date de début du cycle de travail permettant la répartition des jours travaillés sur les plannings collectifs et le calcul des droits à congés | Le cycle de travail d'un utilisateur est modifié par le flux uniquement si la date d'affectation exposée est postérieure à la dernière date d'affection présente dans oHRis | |
| joursFeries | varchar (255) | Non | Libellé du calendrier de jours fériés oHRis à affecter à l'utilisateur. Attribution du calendrier “France” si aucune donnée n'est exposée | Seuls les calendriers de jours fériés créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| modules | enum ('Absence','Activity','ExpenseReport', 'Payslip', 'CET', 'Time', 'Interview','HRFile') | Oui | Modules à activer lors de la création de la fiche utilisateur.Modules séparés par des pipes | Lors de la création d'un utilisateur, si aucune donnée n'est renseignée, le module Absences est activé | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| enfants | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Date de naissance du/des enfant(s) de l'utilisateur. Donnée utilisée pour les établissements relevant de la fonction publique dans le cas où le type d'absence “Garde d'enfants” est paramétrée | A la création de la fiche utilisateur, les dates de naissance sont intégrées | Mise à jour des nouvelles données exposées. |