Flux standard pour les données utilisateurs issues d'un fichier au format xml
Profil concerné : Administrateur
L’objectif du connecteur « utilisateurs » est d’automatiser la gestion des entrées et des sorties des utilisateurs dans l’application oHRis à partir d’un système d’information source, afin de réduire, voire supprimer, les actions de paramétrage nécessaires lors de la création d’un nouvel utilisateur.
L’objectif du connecteur « utilisateurs » est d’automatiser la gestion des entrées et des sorties des utilisateurs dans l’application oHRis à partir d’un système d’information source, afin de réduire, voire supprimer, les actions de paramétrage nécessaires lors de la création d’un nouvel utilisateur.
Format et contenu des données :
- Les données sont transmises sous forme de fichiers plats au format .XML et encodés en UTF-8.
- Les utilisateurs ne devant pas accéder à oHRis sont filtrés en amont par le client.
- L’ordre des lignes doit impérativement respecter celui défini dans ce document.
Règles de formatage :
- Le nom du fichier doit respecter le format suivant : flux_utilisateurs_AAAAMMJJ.xml (où AAAAMMJJ correspond à la date de validité des données exposées).
Traitement du fichier :
- Une recherche de fichier est effectuée à l’heure définie dans le paramétrage du connecteur, du lundi au vendredi (exécution possible le week-end, voir onglet « Options avancées »).
- En absence de fichier, le connecteur passe en échec et un message d’erreur précise le fichier manquant.
- Lorsqu’un fichier est détecté :
- Il est traité par oHRis,
- Puis archivé sur l’espace d’échange pendant 32 jours.
- Si plusieurs fichiers sont présents, le plus récent est traité.
Organisation des répertoires SFTP :
Il est recommandé de structurer l’espace SFTP avec les répertoires suivants :
- depot/prod/ : dépôt des fichiers pour l’environnement de production
- depot/test/ : dépôt des fichiers pour les environnements de recette
- archives/prod/ : archivage des fichiers en production
- archives/test/ : archivage des fichiers en environnement de recette
Rendez-vous sur l'écran : Paramétrage > Général > Connexions externes > Connecteurs
Cliquez sur le bouton Ajouter pour paramétrer le connecteur.
Choisissez “Standard”, et l'écran de paramétrage s'affiche :
- Serveur : Indiquer le serveur sur lequel se trouve le fichier à traiter.
- Chemin du fichier : Préciser l’emplacement du fichier à traiter.
- Identifiant : Saisir votre identifiant de connexion au serveur SFTP (faire une demande via le portail d’assistance afin que l’équipe oHRis vous fournisse les accès).
- Mot de passe : Saisir le mot de passe associé à votre compte SFTP.
- Données à importer : Choisir « Utilisateurs ».
- Heure d'exécution : Indiquer l’heure à laquelle le traitement du fichier doit être lancé.
- Mettre à jour les dates de début de contrat uniquement pour les utilisateurs inactifs : Si “Non” alors les dates de début de contrat sont mises à jour afin de prendre en compte les renouvellements de contrat. Attention, à réception de cette nouvelle date, les compteurs de congés sont mis à jour et proratisés en conséquence. Si “Oui” alors les nouvelles dates de début de contrat ne sont pas mises à jour sur oHRis afin de conserver l’historique des droits.Cependant, si l’utilisateur passe à l’état inactif et qu’il revient dans la structure, la nouvelle date de contrat est prise compte.
- Exclure les groupes : La donnée groupe des utilisateurs appartenant aux groupes sélectionnés ne sera pas mise à jour. Cela permet la gestion des groupes non exposés par le SI source.
- Désactivation les services vides : Désactive tous les services vides (aucun utilisateur actif ou tous les sous-services sont inactifs) et réactive les services désactivés ayant au moins un utilisateur actif.
- Suppression des services vides : Supprime tous les services n'ayant aucun utilisateur affecté.
- Exécution le week-end : Si “Oui”, le connecteur s'exécutera le samedi et le dimanche.
- Identification du responsable : Le responsable peut être identifié soit par son identifiant, soit par son matricule.
- Cycles de travail par défaut : Permet de définir les cycles de travail par défaut selon la quotité exposée par le SI source.
- Enregistrer les logs en base de données : Cocher “Oui”.
- Conservation des logs (en mois) : Renseigner une valeur de conservation.
- Pseudonymisation : Cocher “Oui”.
- Activer les envois d'emails lorsque le connecteur est en statut “Echec” : Si “Oui”, renseigner les utilisateurs destinataires du mail.
- Activer les envois d'emails lorsque le connecteur génère un rapport d'erreur : Si “Oui”, renseigner les utilisateurs destinataires du mail.
Une fois le connecteur paramétré, vous pouvez télécharger le fichier Template :
- Requis : Donnée obligatoire
- Optionnel : Donnée non obligatoire
| Attribut | Format | Obligatoire | Description | Règle à la création | Règle à la mise à jour |
|---|---|---|---|---|---|
| matricule | varchar (255) | Oui | Clé pour la création/mise à jour/désactivation d'un utilisateur | Un utilisateur est créé si et seulement si son matricule est inexistant dans oHRis | Modification du matricule = création d'une nouvelle fiche |
| nom | varchar (255) | Oui | Nom de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| prenom | varchar (255) | Oui | Prénom de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| genre | enum ('M','F') | Oui | Genre de l'utilisateur | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| login | varchar (180) | Oui | Identifiant permettant de se connecter sur oHRis (donnée unique) | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| adresseMail | varchar (255) | Non | Donnée unique permettant la réception des notifications et rappels | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis | |
| typeContrat | varchar (255) | Oui | Permet la mise en place des règles de restriction d'accès aux absences et des règles d'option pour la gestion du CET | Seuls les types de contrat créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| groupe | varchar (255) | Oui | Permet la mise en place des règles de restriction d'accès aux absences et des règles d'option pour la gestion du CET | Seuls les groupes créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis. Certains groupes peuvent être exclus de cette règle (cf : Onglet “Options avancées”) |
| societe | varchar (255) | Oui | Libellé court de la société d'appartenance de l'utilisateur | Seules les sociétés créées manuellement sur oHRis sont acceptées | Pas de mise à jour possible. Lorsqu'un matricule est identifié dans une nouvelle société, une nouvelle fiche est créée |
| services>service>libellelong | varchar (255) | Oui | Libellé long du service d'appartenance de l'utilisateur | Si un service n'existe pas dans oHRis, alors celui-ci est crée. L'arborescence est créée dans oHRis par le flux | Si un changement de service est identifié, alors l'utilisateur est affecté au nouveau service |
| services>service>code | varchar (255) | Oui | Libellé court du service d'appartenance de l'utilisateur | Si un nouveau code est exposé, un nouveau service est créé. | |
| planningSecondaire | Codes structures séparés par des pipes | Non | Permet de donner accès à des plannings supplémentaires (en dehors du service d'appartenance de l'utilisateur) | Lors d'un changement de service d'un utilisateur, la liste des accès au planning est nettoyée | |
| dateDebutContrat | date (AAAA-MM-JJ) | Oui | Date permettant d'activer l'utilisateur, de borner le dépôt des absences et de calculer ses droits à congés | Intégration de la date de début de contrat | 2 options existantes : Soit il y a mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis soit aucune mise à jour afin de ne pas prendre en compte les renouvellements de contrats sur oHRis (cf : Onglet “Options avancées”) |
| dateFinContrat | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Permet de borner le dépôt des absences, de désactiver le compte de l'utilisateur, d'afficher les périodes hors contrat dans les plannings collectifs, et de borner le calcul des droits à congés | Intégration de la date de fin de contrat | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| responsable | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du responsable de l'utilisateur | Création du lien hiérarchique | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| valideurAbsence | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du ou des valideurs absences (séparés par des pipes).Si la donnée est inexistante, alors le responsable est étendu au valideur | Création du lien de validation | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| valideurActivity | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du ou des valideurs activité (séparés par des pipes).Si la donnée est inexistante, alors le responsable est étendu au valideur | Création du lien de validation | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| valideurExpenseReport | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du ou des valideurs note de frais (séparés par des pipes).Si la donnée est inexistante, alors le responsable est étendu au valideur | Création du lien de validation | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| valideurTime | varchar (180) | Non | Identifiant ou matricule du ou des valideurs temps (séparés par des pipes).Si la donnée est inexistante, alors le responsable est étendu au valideur | Création du lien de validation | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| dateAffectation | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Date de début du cycle de travail permettant la répartition des jours travaillés sur les plannings collectifs et le calcul des droits à congés | Le cycle de travail d'un utilisateur est modifié par le flux uniquement si la date d'affectation exposée est postérieure à la dernière date d'affection présente dans oHRis | |
| quotite | varchar (255) | Non | Quotité de l'utilisateur (de 10 à 100%) | Lorsqu'un utilisateur est créé, le flux affecte le cycle par défaut correspondant à la quotité exposée | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis, aucune suppression |
| joursFeries | varchar (255) | Non | Libellé du calendrier de jours fériés oHRis à affecter à l'utilisateur. Attribution du calendrier “France” si aucune donnée n'est exposée | Seuls les calendriers de jours fériés créés manuellement sur oHRis sont acceptés | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| modules | enum ('Absence','Activity','ExpenseReport', 'Payslip', 'CET', 'Time', 'Interview','HRFile') | Oui | Modules à activer lors de la création de la fiche utilisateur.Modules séparés par des pipes | Lors de la création d'un utilisateur, si aucune donnée n'est renseignée, le module Absences est activé | Mise à jour s'il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et oHRis |
| enfants | date (AAAA-MM-JJ) | Non | Date de naissance du/des enfant(s) de l'utilisateur. Donnée utilisée pour les établissements relevant de la fonction publique dans le cas où le type d'absence “Garde d'enfants” est paramétrée | A la création de la fiche utilisateur, les dates de naissance sont intégrées | Mise à jour des nouvelles données exposées. |