Comment paramétrer la structure du dossier RH ?
Cet écran vous affiche les différentes catégories de votre structure de dossier avec le déploiement possible de l'arborescence.
Cliquez sur Ajouter une catégorie .
Une ligne vide s'ajoute.
Il convient de renseigner le libellé de cette catégorie, de l'associer à une/des structures, et de lui sélectionner une icône si souhaité.
En bout de ligne, le cadenas va vous permettre de paramétrer les accès en édition et/ou en visualisation en fonction du profil.
La corbeille, permet de supprimer la catégorie.
La flèche permet de déployer l'arborescence.
Il faut d'abord paramétrer cette 1ère ligne + cliquer sur Enregistrer en bas de page avant de créer l'arborescence des sous-catégories.
Cliquez sur la flèche en bout de ligne pour dérouler le bandeau et cliquez sur Ajouter un champ.
Il convient de renseigner un libellé à ce nouveau champ, puis de compléter ensuite Type de champ et Gestion du champ à l'aide des menus à disposition.
Sélectionnez le modèle de données parmi ceux présents dans la liste déroulante (Données suivi RH ou données fixes).
En fonction du modèle de données sélectionné, vous devrez ajouter des champs, colonnes supplémentaires à l'intérieur de la sous-catégories (cf. onglet suivant)
Puis choisissez les écrans/fonctionnalités qui doivent prendre en compte et exposer cette donnée (Elément variable de paie, registre du personnel, générateur de document, etc).
Le cadenas vous permet de paramétrer les accès en visualisation et/ou en édition, en fonction du profil.
La corbeille vous permet de supprimer cette sous catégorie.
Cliquez sur Enregistrer en bas de page.
Le choix de modèle de données sélectionné lors de la création d'une sous-catégorie (le Type de champ) peut nécessiter d'ajouter une arborescence supplémentaire.
Par exemple, si vous créez un modèle de données en “section” pour une adresse, il conviendra de paramétrer les différents champs de la section (un champ correspondant au n° et rue, un champ correspondant au code postal et un champ correspondant à la ville) :
Il convient de renseigner les différentes données, puis de cliquer sur Ajouter un champ à la section …
puis à nouveau renseigner les différents champs avant de cliquer sur Enregistrer en bas de page.
C'est également le cas pour le modèle de donnée “tableau” qui nécessite de créer une arborescence supplémentaire reprenant les différentes colonnes du tableau (date, libellé du document, fichier) :
Il convient de renseigner les différentes données, puis de cliquer sur Ajouter une colonne à …
puis à nouveau renseigner les différents champs avant de cliquer sur Enregistrer en bas de page.
Sur la structure du dossier, il est possible de passer d'un champ Texte simple à un champ Texte long.
Si un texte est déjà existant, alors il sera conservé, mais la mise en forme sera à reprendre.
Exemple d'affichage lors de la saisie d'un texte long:
Exemple de rendu dans le dossier RH:
Une donnée RH doit être affiliée à un type de champ. Chaque type de champ fonctionne différemment et permet de gérer le format de la donnée RH.
Voici la liste des types et leur utilité :
- Section
La catégorie peut être découpée en plusieurs sections. Le nom de la section sera ce libellé.
- Case à cocher
Le champ est une case à cocher ou à décocher.
- Date
La valeur est forcément une date (JJ/MM/AAAA).
- Montant
La valeur sera forcément en chiffres et en euros.
- Fichier
Le champ est forcément un fichier (PDF, word, PNG, etc). Ce type de champ n'est disponible qu'avec le module Suivi RH.
- Texte simple
Le champ peut comporter n'importe quelle valeur alphanumérique.
- Texte long
Le champ peut comporter n'importe quelle valeur alphanumérique. Vous pouvez apporter de la personnalisation au texte (gras, italique, puces, etc).
- Choix unique
Ce champ propose plusieurs choix possibles sous forme de liste déroulante pré-renseignée. Une seule valeur peut être sélectionnée.
- Choix multiple
Ce champ propose plusieurs choix possibles sous forme de liste déroulante pré-renseignée. Plusieurs peuvent être sélectionnés.
- Oui / Non
La valeur est soit “Oui” soit “Non”.
- BIC
Ce champs permet d'identifier le numéro de BIC de l'utilisateur . Elle rempli automatiquement le champ en question dans la rubrique “Notes de frais” de la fiche de l'utilisateur et inversement. Cela permet donc de visualiser et/ou modifier cette donnée pour des utilisateurs qui, de par la nature de leurs profils utilisateurs, ne peuvent le faire dans “Notes de frais”. De plus, elle contrôle automatiquement l'existence du numéro de BIC.
- IBAN
Ce champ permet d'identifier le numéro d'IBAN de l'utilisateur . Elle rempli automatiquement le champ en question dans la rubrique “Notes de frais” de la fiche de l'utilisateur et inversement. Cela permet donc de visualiser et/ou modifier cette donnée pour des utilisateurs qui, de par la nature de leurs profils utilisateurs, ne peuvent le faire dans “Notes de frais”. De plus, elle contrôle automatiquement l'existence du numéro d'IBAN.
- Date de naissance
Ce champ permet d'identifier la date de naissance de l'utilisateur . Elle rempli automatiquement le champ en question dans la rubrique “Général” de la fiche de l'utilisateur et inversement. Cela permet donc de visualiser et/ou modifier cette donnée pour des utilisateurs qui, de par la nature de leurs profils utilisateurs, ne peuvent le faire dans “Général”.
- Email professionnel
Ce champ permet d'identifier l'adresse mail professionnel de l'utilisateur . Elle remplit automatiquement le champ en question dans la rubrique “Général” de la fiche de l'utilisateur et inversement. Cela permet donc de visualiser et/ou modifier cette donnée pour des utilisateurs qui, de par la nature de leurs profils utilisateurs, ne peuvent le faire dans “Général”.
- Email personnel
En sa présence et tant que l'utilisateur a une date de début de contrat dans le futur, tous les mails sortants d'oHRis seront adressés à cette dernière. Les mails sortants d'oHRis avant la date de début de contrat ne peuvent être uniquement des notifications du module Suivi RH.
- Tableau
Le champs sera sous forme de tableau. Chaque colonne de ce tableau sera une donnée RH (avec leur propre type et gestion de champs).
Il vous suffit de les déplacer et de les positionner dans l'ordre souhaité.
Cliquez juste au dessus du Nom du menu.
Le curseur de votre souris se transforme en main et vous pouvez ainsi faire un cliqué/glissé de la catégorie à l'emplacement de votre choix.