Comment paramétrer le workflow de validation ?
Workflow obligatoire
Elle permet d'indiquer si la validation des demandes d'absences est obligatoire ou non.
Si la validation est obligatoire, il est possible que l'utilisateur désigne lui-même son valideur, alors sélectionnez : “oui, et valideur désignable par l'utilisateur”
Il est aussi possible que seul un gestionnaire ou un administrateur puisse désigner les valideurs pour les utilisateurs, alors sélectionnez : “oui, et valideur désignable par le gestionnaire/administrateur uniquement”.
⇒ cf les impacts détaillés ci-après.
Délégués désignables par le valideur
Chaque valideur peut avoir un délégué. Cela permet une continuité du circuit de validation pendant son absence.
Cochez “oui” si vous souhaitez qu'il soit désignable par le valideur lui-même. Par exemple, avant de partir en congés.
Cochez “non” si vous souhaitez que ce soit uniquement un gestionnaire qui puisse faire cette action.
Autoriser les gestionnaires à modifier le décompte d'une absence
Pour des raisons particulières, il peut s'avérer nécessaire de modifier le décompte d'une absence.
Cette coche permet d'activer ou non cet accès aux gestionnaires.
Après toute action réalisée sur l'écran, ne pas oublier d'enregistrer en bas de page.
Impacts du paramétrage Workflow obligatoire :
En l’absence de valideur désigné dans la fiche utilisateur (rubrique Absences, onglet Workflow)
alors il y a validation automatique de l’absence même si celle-ci est paramétrée avec une validation non-immédiate
lors de la création du motif d'absence.
Lors de toute tentative de dépôt de congés, que ce soit un type d’absence soumis à validation ou non, un message est généré à l’utilisateur : il s'affiche en bas à droite de l'écran.
Une action du gestionnaire sera impérativement nécessaire avec ajout d'un valideur hiérarchique dans la fiche utilisateur pour qu'il puisse effectuer le dépôt d'une demande d'absence, quel que soit le type d’absence.
Ensuite, une fois le paramétrage du valideur effectué dans la fiche de l'utilisateur, il est pris en compte pour tout dépôt d’un type d'absence soumis à validation, et n’impactera pas le dépôt d’un type d'absence à validation immédiate.
Lors de toute tentative de dépôt de congés par l’utilisateur, que ce soit un type d’absence soumis à validation ou non, il aura un message en bas à droite de l'écran qui s'affichera :
et il sera renvoyé vers la page “Mon profil” où il devra compléter son valideur dans la rubrique Absences :
Une fois le champ complété, un message de bonne prise en compte s'affichera en bas à droite :
et ce paramétrage s’incrémentera aussitôt dans sa fiche utilisateur.
Cela sera pris en compte pour tout dépôt d’absence soumis à validation (et donc envoi au valideur) et n’impactera pas le dépôt d’absence à validation immédiate.