Comment gérer les périodes de fermeture ?
Cette fonctionnalité permet de positionner automatiquement les jours de fermeture pour les collaborateurs intégrant la structure. Aussi, si un collaborateur quitte la structure dans laquelle une journée de fermeture était fixée, la journée de fermeture est annulée pour ce collaborateur.
Nul besoin de vous rappeler de saisir/supprimer ces journées en cas d'entrée/sortie de collaborateurs.
Vous avez la possibilité de paramétrer plusieurs types d'absence et les appliquer en une seule fois à vos périodes de fermeture.
Cette absence est identifiée dans l'Historique de la demande d'absence du collaborateur via le log “Ajoutée via la période de fermeture”.
L'écran affiche un tableau avec les dépôts de période de fermeture précédents. S'il s'agit de votre 1er dépôt, le tableau sera vide.
Cliquez sur Ajouter .
Renseignez la ou les structure(s) concernée(s) par la période de fermeture,
le(s) type(s) d'absence qu'il faut utiliser,
ainsi que les dates de début et de fin avant d'enregistrer.
Vous avez la possibilité de renseigner jusque 3 types d'absences qui seront pris en compte successivement selon le solde compteur disponible à l'utilisateur.
En renseignant le champ 1er type d'absence, oHRis vous proposera automatiquement le champ 2ème type d'absence, que vous être libre de compléter ou non, et idem pour le champ 3ème type d'absence.
Par exemple, pour un dépôt de la période de fermeture ci-dessous : elle interviendra du 10 au 12/11/2025
et pour ce dépôt, on va impacter d'abord le type d'absence RTT 2025,
si le solde de ce compteur est insuffisant, on ira compléter le dépôt avec le type d'absence Congés ancienneté 2024-2025,
et si le solde de ce compteur est également insuffisant, on complètera avec Congés Payés 2024-2025.
Une fois la saisie finalisée, après avoir cliqué sur Enregistrer , un message de confirmation de la prise en compte s'affiche en bas à droite :
et l'absence s'affichera dans les calendriers dès le lendemain.
- on peut renseigner jusque 3 types d'absence différents
- on liste les types d'absence qui ne disposent pas de la règle “Dépôt interdit en période de fermeture”
- une fois le 1er type d'absence saisi, on peut sélectionner uniquement des types d'absence du même mode de décompte (jours ouvrés/ouvrables/calendaires/en fonction du cycle)
- on respecte la règle d'utilisation “Priorisation” si elle est paramétrée dans un type d'absence
- si le décompte de la période de fermeture est supérieur au solde de la somme des compteurs de l'utilisateur alors on renvoie une erreur lors de l'exécution du flux “La limite de X jour(s) potentiel(s) est atteinte”
Le tableau liste les dépôts de période de fermeture. S'il y en a beaucoup, vous pouvez trier via le champ “Rechercher”, il vous est également possible de filtrer par service.
En colonne “Action”, les 3 petits points permettent d'accéder à plusieurs fonctions :
Supprimer pour supprimer définitivement la période de fermeture saisie.
Modifier vous permet de modifier votre action de dépôt, ce qui impliquera une nouvelle action de traitement la nuit suivante.
Historique vous permet d'afficher la chronologie des actions effectuées
Rapport d'exécution vous donne accès une fois la tache de nuit effectuée :
1- au détail de l'action effectuée (dépôt automatique)
2- ainsi qu'au détail du rapport d'exécution (accessible via la loupe) où vous visualiserez le type d'absence et le nombre de jours déposés
- lorsque la période est hors contrat pour l'utilisateur
- lorsque le compteur d'un utilisateur n'est pas actif pour le type d'absence déposé
- lorsque l'absence déposée par la période de fermeture a été supprimée manuellement par un gestionnaire
- lorsque une absence est déjà présente sur la période de fermeture déposée
Si la modification doit intervenir pour l'ensemble des collaborateurs, alors comme vu dans l'onglet précédent, il convient de cliquer sur les 3 petits points en colonne “Action” puis “Modifier”.
Effectuez les modifications souhaitées puis enregistrez pour une prise en compte effective dans les calendriers dès le lendemain, une fois le déroulé de la tâche de nuit effectué.
Si la modification ne concerne qu'un utilisateur, alors seul le gestionnaire pourra intervenir.
En effet, seul un profil “Absence gestionnaire” peut modifier les absences liées aux périodes de fermeture. Ni le collaborateur ni son valideur ne peut annuler une journée de fermeture depuis son calendrier. Il doit se rapprocher de son gestionnaire.
Ce dernier doit se rendre dans le calendrier du collaborateur pour annuler la journée de fermeture. La synchronisation de nuit ne repositionnera pas la journée de fermeture et traitera ce collaborateur comme une exception.
A noter : toute intervention manuelle de la part d'un gestionnaire prévaudra sur la tâche automatique de nuit.